Le guide ultime de la planification d’un événement numérique : De A à Z

Dans le monde d’aujourd’hui, les événements sont essentiels pour faire connaître votre marque, ses produits et services, voire l’entreprise elle-même.

Un événement peut aller d’une petite réunion pour des investisseurs potentiels à un carnaval à grande échelle qui rassemble des milliers de personnes. URL vous propose un cas d’étude sur cette question. Quelle que soit son ampleur, la planification d’un événement demande du temps, des efforts et des ressources.

Mais quel que soit le type d’événement que vous planifiez, certains aspects universels doivent être pris en compte. Dans cet article de blog, nous explorons les tenants et les aboutissants de la planification d’événements numériques afin que vous puissiez partir sur des bases solides avant d’aller de l’avant avec vos plans.

Connaître son public

Vous avez peut-être un thème et un plan détaillé de la structure de votre événement, mais à qui s’adresse cet événement ? Avant de pouvoir entrer dans les détails de la planification d’un événement, vous devez savoir qui vous accueillez. Découvrez-en plus ici vous propose un cas d’étude sur cette question.

Vous devez savoir quel est l’objectif de l’événement, comment son contenu sera diffusé et comment il s’intégrera dans la stratégie globale de votre marque.

L’organisation d’un événement est une décision stratégique. Le thème de l’événement et son objectif doivent s’aligner sur votre marque et les objectifs généraux de votre entreprise. Si vous organisez un événement pour un client, il est important de comprendre les caractéristiques démographiques de son public.

Par exemple, si vous organisez un événement pour une entreprise de technologie, vous devez vous attendre à voir une abondance de milléniaux dans le public.

Planifiez votre contenu

Les organisateurs d’événements peuvent se tromper à bien des égards en ce qui concerne le contenu, mais avec la bonne équipe, un événement bien planifié est sûr d’être un succès. Les organisateurs d’événements n’ont généralement que quelques jours pour planifier leur événement, il est donc important d’avoir un plan en place avant que l’équipe ne commence son travail.

Tout d’abord, décidez de la structure de votre événement. Si vous organisez une conférence, l’événement comportera-t-il des panels, des ateliers ou les deux ? Quels types d’intervenants feront les présentations ? Y aura-t-il des discours-programmes ? La structure de votre événement déterminera le type de contenu que vous devrez planifier.

Par exemple, si vous organisez une conférence, vous devrez envisager d’inclure des panels et des ateliers réunissant des experts de différents secteurs. Si vous organisez un salon professionnel, vous voudrez probablement inclure des démonstrations de produits et des présentations de leaders du secteur.

Choisissez votre/vos plateforme(s)

Une fois que vous avez choisi le thème de votre événement, il est temps de décider de votre plateforme.

Il existe une grande variété de plateformes d’événements qui aident les organisateurs à gérer leurs événements du début à la fin. Si vous organisez une conférence, par exemple, vous voudrez peut-être utiliser une plateforme de gestion de conférence (CMP) pour gérer votre événement. Il existe de nombreuses plateformes de conférence, chacune offrant un ensemble différent de fonctionnalités et de capacités qui peuvent contribuer à simplifier le processus de planification. – Si vous organisez une conférence, une plateforme de gestion de conférence peut vous aider à gérer les intervenants, les panélistes et les sessions de votre événement, ainsi qu’à publier l’ordre du jour de votre événement. Certaines plateformes événementielles vous permettent même de gérer vos participants en créant une liste de participants, en envoyant des notifications et en générant des rapports sur le déroulement de l’événement. – Si vous organisez une conférence et souhaitez inclure un salon professionnel, vous devrez utiliser une CMP qui offre à la fois des fonctionnalités de conférence et de salon professionnel. De même, si vous organisez une conférence et souhaitez également fournir aux participants un contenu numérique attrayant, vous pouvez choisir un logiciel de gestion de contenu qui offre à la fois des fonctionnalités de gestion des événements et de gestion du contenu numérique.

Choisissez un thème et des intervenants

Une fois que vous avez décidé et défini la structure générale de votre événement, vous devez vous mettre au travail pour choisir votre thème et vos intervenants. Vous pouvez commencer par créer une liste de thèmes potentiels qui correspondent à l’objectif de votre événement. Une fois cette liste établie, vous pouvez commencer à contacter des intervenants potentiels pour voir s’ils seraient intéressés par une présentation lors de votre événement. Même si votre événement est informel et ne comporte pas de présentations principales, vous devrez choisir un thème pour votre événement. Le thème choisi sera probablement reflété dans le nom et la structure de votre événement, et il aidera votre événement à se démarquer des autres événements de votre marché. Le thème de votre événement vous aidera également à décider du type d’intervenants que vous souhaitez inviter à votre événement. Par exemple, si vous organisez une conférence sur le leadership et que vous souhaitez souligner l’importance du mentorat dans le monde des affaires, vous pouvez inviter des chefs d’entreprise qui ont déjà servi de mentors à de jeunes employés à prendre la parole lors de votre événement.

Estimez le nombre de participants

En fonction du type d’événement que vous organisez, vous devrez estimer le nombre de personnes qui y participeront. Le nombre de participants à votre événement aura un impact sur le type d’événement que vous organisez, le type de contenu que vous prévoyez d’inclure, le type d’intervenants que vous sélectionnez, etc. – Conférences : Le nombre de participants que vous attendez à votre conférence aura un impact important sur le type de conférence que vous organisez. Par exemple, si vous organisez une petite conférence pour cadres, vous voudrez probablement inviter moins de participants que si vous organisez une conférence industrielle à grande échelle qui rassemble des milliers de personnes. – Salons professionnels : Le nombre de participants à votre salon professionnel varie généralement entre 5 000 et 10 000 personnes. Bien que vous puissiez organiser un salon professionnel plus petit dans un lieu plus petit, vous souhaiterez peut-être organiser un salon professionnel plus grand dans un lieu plus grand si vous attendez un grand nombre de participants. – Événements en personne : Le nombre de participants à votre événement en personne dépendra du type d’événement que vous organisez. Par exemple, si vous organisez un petit événement pour un nombre restreint de vos clients, vous pouvez vous attendre à un nombre de participants plus faible que si vous organisez un événement à grande échelle pour un public général.

Choisissez vos fournisseurs numériques

Vous avez choisi votre thème et vos intervenants, et vous avez estimé le nombre de participants que vous attendez pour votre événement. Il est maintenant temps de choisir les fournisseurs auxquels vous ferez appel pour la diffusion numérique de votre événement. Si vous pouvez choisir d’organiser un événement entièrement numérique, vous voudrez probablement envisager d’organiser un événement hybride comprenant des éléments numériques et des éléments en personne. Le choix des bons fournisseurs numériques peut vous aider à offrir une expérience attrayante et à donner aux participants la possibilité d’établir un réseau et d’apprendre les uns des autres à distance. – Webinaire/plateforme de webinaire : Si vous organisez un webinaire, vous aurez probablement besoin d’une plate-forme de webinaire qui vous permette d’organiser des webinaires de type séminaire. Vous pouvez utiliser une plateforme de webinaire pour partager des présentations en direct, des sondages, des sessions de questions-réponses, etc. – Plateforme de streaming vidéo en direct : Si vous organisez un événement vidéo en direct, vous voudrez choisir une plateforme de streaming vidéo en direct qui vous permettra de diffuser votre événement à un public plus large. En fonction du type d’événement que vous organisez, vous pouvez également utiliser le streaming vidéo en direct pour organiser des sessions de questions-réponses et des webinaires en ligne. – Médias sociaux : Si vous organisez un événement essentiellement numérique, vous pouvez utiliser les médias sociaux pour promouvoir votre événement, dialoguer avec votre public et générer du buzz autour de votre événement.

Conclusion

Il y a de nombreux aspects à prendre en compte lors de l’organisation d’un événement, et ce guide vous aidera à vous y retrouver. Avant de commencer à planifier un événement, il est important de savoir qui vous accueillez, quel type d’événement vous organisez et sur quelle(s) plateforme(s) votre événement sera diffusé. Lorsque vous savez ce qu’implique la planification d’un événement, vous pouvez vous préparer à relever les défis et à surmonter les obstacles qui accompagnent cette tâche. La planification numérique d’événements est là pour rester. Avec la popularité croissante du marketing en ligne et l’abandon des événements en face à face, la planification d’événements numériques est devenue essentielle pour les marques qui cherchent à atteindre leur public.